Når vi beslutter at fortage os noget, rejse, bygge, opnå noget, er det vigtigt at kende svaret på nogle spørgsmål - det er ikke sikkert at vi kender alle svarene ved starten, men når vi begynder at kende svarene, skal vi have en måde at tilpasse os den nye viden på.
Hvad er det, vi prøver at gøre? Hvornår går vi i gang? Hvad skal vi bruge? Kan vi gøre det alene, eller har
vi brug for hjælp? Hvor lang tid skal vi bruge? Hvor meget vil det koste?

Det er de typiske spørgsmål, der stilles, når et projekt påbegyndes, og svarene er de byggesten, der skal benyttes til projektstyring – en definition af hvad vi ønsker at gøre og af den bedste måde at gøre det på. 
Struktureret projektstyring betyder styring af projektet på en logisk og organiseret måde efter forud definerede trin. En struktureret projektstyringsmetode er en beskrivelse af den logiske, organiserede
fremgangsmåde.

PMI og PRINCE2 er to eksempler på strukturerede projektstyringsmetoder.

Hvornår er skal det være et projekt?

Når en opgave ønskes løst som et projekt, er der ofte mange grunde til det - det kan være at man ønsker en funktion, som omfatter ændringer i flere af linjeorganisationens  områder, at man ønsker en særlig indsat eller forbedring på et område, eller simpelthen ønsker at et system skal opdateres fra en ældre version til en ny version. 

Det som kendetegner et projekt er dog:

1. det har et fast starttidspunkt og et fastsluttidspunkt
2. Det skal være klart defineret hvad projektet skal levere og i hvilken kvalitet
3. Projektet skal leveres indenfor de aftalte økonomiske rammer  

Hvad omfatter et projekt

Vi har alle hørt om både store og små projekter, som ikke er lykkedes. Erfaringen for gennemførsel af mange tusinde projekter er, at et projekt altid omfatter:

1. En organiseret og kontrolleret start som betyder at projektet skal organiseres og forskellige roller skal varetages, f.eks. styregruppe formand, projektleder, slutbruger/kravstiller mv. 
   Desuden kræver det planlægning, førend projektet starter på sine leverancer - og her er det ikke tilstrækkeligt bare at have en tidsplan.
2. En organiseret og kontrolleret gennemførsel, f.eks. ved at sikre sig at projektet fortsat er organiseret og bemandet med ledelsesrepræsentanter og medarbejdere, som kender deres ansvar og opgaver, at der leveres som aftalt efter en kontrolleret proces, at alle interessenter er informeret og at styregruppens anbefalinger og krav bliver opfyldt
3. En organiseret og kontrolleret afslutning, ved f.eks. at sørge for, at der ikke er nogle løse ender, når projektet har leveret hvad det nu skulle.

Indholdet i projekt

For at beskrive hvad et projekt bør gøre og hvornår, har PRINCE2 en række af processer, som dækker alle de aktiviteter, der er nødvendige i et projekt fra start til slut. Organisation og kontrol af et projekt medfører, at der skal være nogen, der har ansvaret for at organisere og kontrollere, og denne person kaldes projektlederen.

Projektlederen udvælger dem, der skal udføre det arbejde, der er forbundet med projektet, og han er ansvarlig for at sørge for, at arbejdet udføres ordentligt og til tiden. Projektlederen udformer projektplanen, som beskriver, hvad projektteamet faktisk skal gøre, og hvornår arbejdet forventes færdigt.

Den person, der betaler for projektet, kaldes kunden, sponsoren eller chefen og får ofte rollen som styregruppeformand.

Den person, der skal anvende det resultat, der kommer fra projektet, eller som projektet får indflydelse på, er brugeren. I nogle projekter kan kunde og bruger være den samme person. I andre projekter, er der flere brugere eller områder, der skal bruge resultatet, så derfor kan der være behov for at etablere en interessentgruppe, som vælger få repræsentanter til at deltage i den øverste ledelse af projektet.

Den eller de personer, der tilfører den specialistviden, der skal bruges til udførelse
af arbejdet (f.eks. design og udførelse af slutresultatet), kaldes leverandøren eller specialisten. Det er nødvendigt at organisere og koordinere alle de nævnte personer, således at projektet leverer det ønskede resultat inden
for budgettet, til tiden og med den rigtige kvalitet. I de fleste projekter, vil der være flere som leverer til projektet og der kan også være eksterne leverandører, som leverer til projektet.

Projektlederen aftaler med styregruppen og i sidste ende med Styregruppeformanden, hvordan projektet organiseres optimalt. Hos Optimize It har vi solid erfaring med at sikre en kontrolleret opstart og organisering af projekter. Vi har også hjulpet med til at overtage projekter, som er mislykkedes eller som ikke leverer som det er aftalt eller forventet. Her er vores erfaring, at årsagen skal søges i, at netop ovenstående strukturerede opstart og organisering har fået for lidt opmærksomhed inde projektet er startet.